Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года

С 1 января 2020 года в России планируют ввести электронные трудовые книжки (ЭТК), которые заменят собой обычные книжки на бумажном носителе. Минтруд уже разработал и внес законопроект об электронном учете сведений о трудовой деятельности работников. Согласно проекту, все сведения о работе россиян будут храниться в информационной системе ПФР.

• Внедрять в кадровую политику электронные книжки планируют поэтапно, чтобы в первые годы отладить систему передачи данных, обеспечить безопасность и защиту информации. Кроме этого необходимо будет решить вопросы с цифровыми подписями и формами передачи сведений от организаций в Пенсионный фонд РФ.
• Бумажные трудовые книжки будут отменены не сразу. В первый год действия нового закона работник сможет написать заявление работодателю о ведении его бумажной трудовой книжки. Согласно законопроекту, такая возможность будет предоставляться в период с 01.01.2020 по 31.12.2020 г. Уже с 1 января 2021 г. документооборот на бумажных носителях будет отменен окончательно. С этого времени все сведения о периодах работы граждан должны будут храниться только в электронном виде.

Законопроект об электронных трудовых книжках

8 июля 2019 года Правительство внесло в Госдуму проект закона о введении электронного учета сведений о трудовой деятельности работников. Согласно этому проекту уже с 1 января 2020 г. в России планируют вводить электронные трудовые книжки (ЭТК).

При подготовке законопроекта Минтруд проводил эксперимент по электронному кадровому документообороту в ряде крупных российских компаний. В этом участвовали компании АО «АЛЬФА-БАНК», ПАО «АВТОВАЗ», ОАО «РЖД», ПАО «Татнефть», ПАО «Ростелеком» и другие. От этих организаций по законопроекту поступили следующие отзывы:

• Эффект от такого документооборота будет возможен, если будет снижена стоимость универсальной усиленной квалифицированной подписи (УКЭП). Законопроектом предусмотрено, что цифровые подписи работодатели будут приобретать самостоятельно. В среднем одна УКЭП оценивается в сумму от 1 до 5 тыс. руб. на человека в год.
• Возможны высокие риски привлечения работодателей к ответственности в результате споров в судебных органах и проверок контрольно-надзорных органов. Это связано с возможностью утери информации на электронных носителях, ошибками программного обеспечения и т.д.

В связи с этим содержание законопроекта еще может быть скорректировано. Также может быть перенесена дата введения закона в действие, пока не будут приняты решения, касающиеся цифровой подписи, форм передачи и защиты данных и т.д.

Как их будут внедрять в кадровую практику

Электронные трудовые книжки, согласно законопроекту Минтруда, предлагается ввести с 1 января 2020 года. Работодатели должны будут передавать сведения о своих работниках в информационную систему Пенсионного фонда РФ.

• В 2020 г. передавать данные в ПФР надо будет ежемесячно — не позднее 15-числа месяца, следующего за отчетным.
• Уже с 2021 г. — все сведения ежемесячно, а информацию о приеме на работу и увольнении в течение одного рабочего дня после издания работодателем соответствующего приказа.

После введения нового закона гражданин, поступающий на работу, будет предъявлять новому работодателю справку, содержащую сведения о его трудовой деятельности. Такая справка может быть получена:

• по последнему месту работы;
• в МФЦ или Пенсионном фонде РФ;
• в личном кабинете портала Госуслуг.

Теперь работник в любой момент сможет обратиться к работодателю за справкой о его трудовой деятельности. Выдать такую справку будут обязаны в течение трех рабочих дней. В случае прекращения трудового договора такой документ должны выдать в день увольнения работника.

В дальнейшем работодатель должен будет хранить сведения о сотруднике в течение 3 лет после увольнения. В информационной системе ПФР данные о работе гражданина будут храниться в течение всей его жизни.

Фото pixabay.com

Когда отменят трудовые книжки в бумажном формате

Законопроектом предусмотрено, что работник самостоятельно может решить, необходимо ли вести его трудовую книжку или нужно переходить на электронный документооборот. С 01.01.2020 г. работник может обратиться к работодателю с заявлением о продолжении ведения его бумажной ТК. Отказаться от ведения ТК на бумажном носителе гражданин может в любой момент по своему желанию.

Если такое заявление не будет написано до 01.01.2021 г., то работнику должны выдать на хранение его книжку. С того момента ответственность за хранение ТК работодатель больше нести не будет.

Заявление о ведении бумажной ТК в период с 01.01.2021 сможет написать гражданин, который:

1. Впервые устроился на работу;
2. Изменил место работы;
3. Временно отсутствовал до 01.01.2021 г., но за ним было сохранено его место работы.